Come organizzare il proprio lavoro in ufficio e non sacrificare la vita privata

Mantenere un buon equilibrio tra sfera lavorativa e sfera privata si può! Ecco alcuni stratagemmi per migliorare l’efficacia lavorativa.Una delle questioni più importanti da affrontare per imprenditori e freelance è quella di riuscire a trovare un bilanciamento tra il lavoro e la vita privata.

La scelta di guidare un’azienda, per quanto piccola e locale, porta con sé delle to-do-list infinite che a volte assomigliano a delle vere e proprie montagne da scalare. Con il risultato finale di farci uscire dall’ufficio o dal luogo di lavoro sempre più tardi e di costringerci a sacrificare qualche weekend. Il punto è che senza un sano equilibrio tra lavoro e vita privata, ci ritroviamo senza ispirazione e con una vita poco interessante. Non è facile organizzare il lavoro tenendo conto anche di tutto ciò che dobbiamo fare fuori da quella porta, ma è un importante obiettivo da raggiungere se desideriamo davvero essere produttivi e mantenere una vita “vera”.

Il primo importante passo da muovere verso il recupero del proprio tempo privato è accettare che il lavoro in ufficio non sarà mai finito, per quanto ci possiamo impegnare ci sarà sempre una spunta da aggiungere alla nostra to-do-list. Ma non è sano rimanere al lavoro finché non abbiamo consumato anche l’ultima goccia della nostra energia. Come organizzare il lavoro in ufficio, quindi, per non sacrificare più la nostra vita privata? Fortunatamente esiste qualche stratagemma che ci permette di creare delle buone abitudini in questo senso, senza compromettere, ma anzi potenziando, la nostra efficienza lavorativa.

Scegliere un orario di stop ogni giorno

C’è un’interessante relazione tra il cervello e le scadenze: se sappiamo di averne una, lavoriamo in modo più intelligente e più duramente per rispettarla. Per sfruttare questo meccanismo a nostro favore, possiamo fissare degli appuntamenti con amici o parenti subito dopo il lavoro. In questo modo avremo ben chiaro quali siano le priorità da affrontare durante la giornata lavorativa, ci ritroveremo a organizzare il tempo in modo efficace, per arrivare all’appuntamento in orario.

Lasciare andare

Quante volte ci siamo ritrovati dentro a scambi di email che sembravano infinite? Alla fine della giornata è meglio lasciare andare questo tipo di conversazioni. Anzi, sarebbe meglio non inviare affatto email o messaggi di lavoro alla sera. Questo tipo di messaggi ci fanno rimanere aggrappati con il pensiero all’ambito lavorativo, e cosa ancora più importante, costringiamo i destinatari a rimanerci insieme a noi. Se proprio non riusciamo a resistere, una buona idea può essere quella di preparare la risposta, ma inviarla il mattino seguente.

Smettere di lavorare un’ora prima di uscire

Esattamente un’ora prima di staccare dall’ufficio dovremmo smettere di lavorare, o almeno non cominciare niente di nuovo. Questo include il non iniziare nuovi progetti e partecipare a delle riunioni. Se lo facessimo, con buone probabilità perderemmo il senso del tempo e i nostri piani di staccare in orario dal lavoro fallirebbero miseramente. Come organizzare la giornata lavorativa, dunque? Nelle prime ore del giorno facciamo spazio alle riunioni e ai nuovi progetti, mentre un’ora prima di uscire possiamo decidere il lavoro da svolgere l’indomani, le priorità su cui focalizzarsi, rispondere alle ultime email del giorno e, perché no, ripulire la scrivania. Ogni tanto ci vuole.

Proteggere l’equilibrio tra lavoro e vita privata

Sappiamo molto bene che il tempo è prezioso per un manager razionale, ma se le nostre giornate lavorative sono piene dal mattino alla sera di impegni, senza neanche 10 minuti di stacco tra uno e l’altro, di certo non stiamo lavorando efficacemente. I più grandi manager lasciano sempre dei momenti di “respiro” tra i vari appuntamenti, per fare cose davvero importanti, tipo prendere una pausa, nutrirsi, schiarirsi le idee, fare una breve camminata. Possiamo quindi prevedere uno stacco tra un impegno e l’altro, o anche decidere a tavolino che, per esempio, al lunedì non faremo mai delle riunioni, in modo da concentrare in quel giorno altri lavori, come ripulire la lista delle cose da fare.

No alla contaminazione del tempo

Uno dei benefit di essere il capo di se stessi è quello di avere la possibilità di gestire il proprio tempo. Sembra una cosa bellissima, ma può capitare di incappare in qualche errore. Per esempio, uscire durante l’orario di lavoro per fare la spesa, o anche controllare i nostri account privati sui social network. Se è un vantaggio poter fare queste cose durante l’orario lavorativo, è altrettanto vero che il rischio è quello di dedicare loro fin troppo tempo. Basta davvero poco a far diventare una telefonata più lunga del dovuto. Se vogliamo uscire in orario ogni giorno ed evitare di restare in ufficio la sera o nei weekend, allora sarà meglio rimanere focalizzati durante l’orario lavorativo.

Pianificare

Una buona abitudine dei manager razionali è quella di realizzare una tabella di marcia delle priorità della settimana, e ovviamente monitorare costantemente quanto la stanno seguendo. A questo proposito, una buona idea può essere quella di dedicare qualche ora del venerdì pomeriggio per decidere cosa dobbiamo ottenere durante la settimana successiva. E stabilire delle priorità che siano realistiche. Sicuramente ci sono degli obiettivi che non possono essere realizzati in un solo giorno, o in una sola settimana, quindi i grandi progetti dovranno essere suddivisi in pezzi più piccoli, facilmente ottenibili.

Leggere le email in blocco

Per essere una persona produttiva occorre trovare la forza di volontà di leggere le email in blocco e non nel preciso istante in cui arrivano. Possiamo stabilire di rispondere alle email in due o tre momenti diversi della giornata, in modo da non frammentare eccessivamente il nostro lavoro, e con esso la nostra attenzione. Quando inizieremo a rispondere con tempi più dilatati, collaboratori, clienti, fornitori smetteranno di scriverci email per ogni piccolo problema che incontrano. Quando si dice “due piccioni con una fava”.

Prendere del tempo per le attività ricorrenti

Sebbene la vita di un imprenditore sia frenetica e imprevedibile, ci sono alcune attività che dobbiamo svolgere con costanza. Un modo per non perderle nel marasma della nostra agenda è quello di schedularle nello stesso momento della settimana, o del mese. Così il lunedì può essere dedicato alla ricerca di nuovi clienti, il martedì invece alla contabilità, il mercoledì alle riunioni, e così via. La produttività è assicurata.

Se richiede meno di due minuti, fallo e non pensarci più

Pensiamo un attimo a quando prendiamo un appunto (che sia su un post-it o solo mentale) di richiamare una persona, o di mandarle una email, o magari di rivedere qualche compito altrui? Rientrano in questa casistica tutti quei piccoli compiti che richiederebbero giusto due minuti del nostro tempo. Bene, se sono davvero così veloci, possiamo istituire una regola per alleggerirci ulteriormente: “se richiede meno di due minuti, fallo subito”. Questo significa non prendere l’appunto, non inserirlo nella nostra to-do-list, ma semplicemente di farlo. Anche in questo caso ci sentiremo super produttivi e motivati a chiudere altre questioni in sospeso.

( Articolo pubblicato su “Danea Blog”)