Guida ai Rimborsi e Indennità di Trasferta
I dipendenti e gli amministratori possono percepire indennità e rimborsi per le spese di trasferta affrontate.
Relativamente alla disciplina delle indennità di trasferta, l’art. 50, comma 1, lett. c-bis) T.U.I.R., equipara la figura dell’amministratore a quella del lavoratore dipendente.
Trasferte: Differenze tra Locali ed Extra-comunali
Per una più chiara disamina della disciplina, è fondamentale effettuare una macro distinzione tra:
- trasferte effettuate in località comprese nel territorio comunale (dove si trova la sede di lavoro), per le quali è previsto che le indennità e i rimborsi concorrono integralmente a formare il reddito;
- trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale (dove si trova la sede di lavoro). Per questo tipo di trasferte è possibile adoperare alternativamente tre tipi di rimborso:
A. Indennità forfettaria
Le indennità di trasferta sono escluse dall’imponibile fino all’importo di € 46,48 al giorno se effettuate in Italia, e fino a € 77,47 al giorno per trasferte all’estero.
La quota di indennità che concorre a formare il reddito non subisce inoltre alcuna riduzione in relazione alla durata della trasferta (anche nell’ipotesi di trasferta inferiore a 24 ore).
Nota Bene:
I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, NON concorrono a formare reddito quando le spese stesse sono rimborsate sulla base di idonea documentazione (ad es. scontrini). Restano invece assoggettati a tassazione tutti i rimborsi di spesa, anche se analiticamente documentati, corrisposti in aggiunta all’indennità di trasferta (salvo quanto precisato nel rimborso misto di seguito esaminato).
B. Rimborso misto:
Nel caso in cui venga corrisposta un’indennità di trasferta unitamente al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio, le soglie di esenzione sopra dette sono ridotte:
- di un terzo per il rimborso delle spese di vitto o alloggio;
- di due terzi per il rimborso di entrambe le spese.
I rimborsi analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, NON concorrono comunque a formare il reddito quando sono effettuati sulla base di idonea documentazione, mentre, ogni altro eventuale rimborso di spesa è assoggettato interamente a tassazione.
C. Rimborso analitico:
Questo tipo di rimborso prevede che:
- i rimborsi analitici delle spese di vitto, alloggio, di trasporto e di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, NON concorrono a formare il reddito;
- sono esclusi da imposizione il rimborso di altre spese (parcheggio, telefono, lavanderia, etc.), se analiticamente attestate dal dipendente/amministratore in trasferta, fino ad un importo di € 15,49 al giorno per le trasferte in Italia e di € 25,82 al giorno per le trasferte all’estero.
Indipendentemente dall’importo, l’eventuale corresponsione di un’indennità, in aggiunta al rimborso analitico, concorre interamente a formare il reddito di lavoro dipendente.
Nota Bene:
La scelta tra uno dei sistemi di rimborso sopra indicati deve essere fatta con riferimento all’intera trasferta.
Considerazioni finali e suggerimenti
L’azienda ha la possibilità di scegliere quale metodo di rimborso applicare per l’intera trasferta, tenendo conto delle esigenze operative e delle normative fiscali vigenti.
Al fine di evitare che eventuali somme eccedenti i limiti previsti concorrano alla formazione del reddito imponibile, è sempre consigliabile tenere un’attenta documentazione delle spese sostenute.
Bisogna sempre considerare che, indipendentemente dallo schema scelto, le indennità devono essere aumentate o ridotte secondo le disposizioni degli articoli 51 commi 5, 6 e 7 e articolo 95 comma 3 del T.U.I.R.
Al fine di poter effettuare la scelta dello schema da adottare per le trasferte all’estero, si segnala che:
- la compilazione della nota spese è obbligatoria per tutti i rimborsi analitici e misti. La nota spese deve includere: (i) la data; (ii) i dettagli della trasferta (luogo e motivo) e (iii) la documentazione delle spese sostenute (scontrini, ricevute fiscali, fatture, biglietti di viaggio, ecc.). Tutti i giustificativi devono essere conservati in formato originale o digitale, per garantire la tracciabilità e la conformità ai requisiti fiscali;
- le spese relative a vitto, alloggio e trasporto non concorrono alla formazione del reddito se adeguatamente documentate. Pertanto, è fondamentale che le aziende stabiliscano procedure interne per garantire che i dipendenti presentino i giustificativi in modo puntuale e completo;
- per le spese diverse da vitto, alloggio e trasporto, il limite giornaliero per l’esenzione è fissato a € 15,49 per trasferte in Italia e € 25,82 per trasferte all’estero. Ogni eccedenza rispetto a tali importi sarà soggetta a tassazione, anche se documentata.
Infine, è consigliabile che l’azienda definisca chiaramente le policy aziendali relative alla trasferta e ai rimborsi spese, per garantire uniformità nella gestione e per evitare contenziosi.
Queste regole interne dovrebbero coprire:
- Le modalità di autorizzazione della trasferta;
- Le tipologie di spese rimborsabili;
- I limiti di spesa giornalieri per diverse categorie di spese (inclusi vitto, alloggio e altre spese);
- La tempistica e le modalità di presentazione della documentazione.
Fonti normative:
– Art. 50, comma 1, lett. c)-bis T.U.I.R. (Testo Unico delle Imposte sui Redditi);
– Art. 51, commi 1, 5, 6, 7 T.U.I.R.;
– Art. 95, comma 3 T.U.I.R.;
– Circolare del Ministro delle Finanze n. 326/1997;
– Circolare n. 7/2001.