Servizio mensa aziendale: la corretta procedura di fatturazione

L’Agenzia delle Entrate, con la risposta ad interpello n.331/2021, fornisce chiarimenti in merito alla corretta procedura di fatturazione per l’erogazione del servizio mensa ai dipendenti.

Ad avanzare l’istanza è una società che fornisce ai dipendenti il servizio di mensa avvalendosi di imprese esterne dalle quali riceve regolare fattura. La stessa si fa carico della maggior parte del costo del servizio mensa e addebita a ciascun dipendente un importo forfettario, recuperato con trattenuta mensile in busta paga. Dal 2021 la società si è dotata di registratore telematico.
La società chiede se possa beneficiare della riduzione biennale dei termini di accertamento laddove decida di emettere fatture elettroniche in logo della memorizzazione e trasmissione telematica dei corrispettivi.

Riduzione dei termini di decadenza degli accertamenti

La riduzione dei termini di decadenza degli accertamenti prevista dall’articolo 3 del d.lgs. n. 127/2015, nella versione attualmente in vigore, può essere riconosciuta solo a coloro che:

• documentano le operazioni attuate tramite fatturazione elettronica via SdI e/o memorizzazione elettronica ed invio telematico dei dati dei corrispettivi giornalieri, sottolineando che la prima modalità di documentazione è sempre utilizzabile, nelle sue varie forme, ovvero fattura immediata o differita, in alternativa alla seconda;
• garantiscono la tracciabilità dei pagamenti ricevuti ed effettuati relativi a tali operazioni se di ammontare superiore ad 500 euro.

Il decreto 4 agosto 2016, che da attuazione a tale previsione, stabilisce che:

• la non applicabilità della riduzione dei termini di decadenza a redditi diversi da quelli d’impresa o di lavoro autonomo dichiarati dai soggetti passivi;
• la necessità di indicare nella dichiarazione annuale ai fini delle imposte sui redditi l’esistenza dei presupposti per la riduzione dei termini;
• l’esigenza che tutti i pagamenti ricevuti ed effettuati relativi ad operazioni di ammontare complessivo superiore ad euro 500 siano eseguiti con strumenti tracciabili, indicati nell’articolo 3 del decreto.

Anche se tra gli strumenti elencati non figura la trattenuta in busta paga, nel caso in cui il pagamento della retribuzione ai lavoratori, e il corrispettivo della prestazione per il servizio mensa dagli stessi versato tramite la corrispondente decurtazione, avvenga con uno dei mezzi individuati dal legislatore, l’Agenzia ritiene che la previsione del DM 4 agosto 2016 sia comunque rispettata.

Di conseguenza, la società, in alternativa alla memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri, potrà emettere fatture elettroniche via SdI. In particolare, la fattura immediata:

• se emessa prima del completamento del servizio, anticipa il momento impositivo IVA e rende non necessario il documento commerciale, rimettendo all’accordo tra le parti le modalità ed i tempi di addebito della prestazione. Si potrà quindi avere una fattura immediata che documenta tutti i pasti che saranno resi nel successivo trimestre ed un pagamento rateale del corrispettivo indicato in fattura (ad esempio con addebito mensile);
• qualora non anticipata al momento del completamento del servizio, segue il completamento dell’operazione.

Quindi, dovendo la fattura accompagnarsi alla fruizione del pasto (completamento dell’operazione) non si potrà avere un addebito mensile del corrispettivo dei pasti ed una fatturazione “immediata” trimestrale o semestrale. Al contrario, si potrà avere un addebito trimestrale ed una fattura differita “trimestrale” ex articolo 21, comma 4, lettera a), del decreto IVA, entro il giorno 15 del mese successivo all’addebito, che documenti l’operazione; lo stesso dicasi in ipotesi di addebito/fattura semestrale o anche annuale. In tal caso, è necessario che la fruizione di ciascun pasto venga accompagnata dall’emissione di un documento commerciale.

( Articolo di Serena Pastore pubblicato su “Fiscal Focus” )