La conservazione delle note spese in formato elettronico

A distanza di poche settimane l’Agenzia delle entrate torna a pronunciarsi sul corretto trattamento della gestione delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi e, in particolare, della conservazione degli stessi esclusivamente in formato elettronico.

Con la risposta n. 403 del 9 ottobre 2019, l’Amministrazione finanziaria è intervenuta in seguito ad uno specifico interpello con il quale l’istante, facente parte di un Gruppo di società che impiega circa 400 persone, espone di aver realizzato una procedura centralizzata per la gestione delle missioni e delle trasferte dei dipendenti di tutte le società del Gruppo e di voler procedere alla dematerializzazione delle stesse ed alla successiva conservazione esclusivamente in formato elettronico. Conservazione che è affidata ad un soggetto terzo , il quale si occupa di tutto il processo: dall’archiviazione e indicizzazione, fino alla firma digitale e all’apposizione della marca temporale, garantendone così la disponibilità, l’autenticità, l’immodificabilità, la conservazione, la leggibilità e la sicurezza nel tempo, che dovrebbero consentire la distruzione dei documenti cartacei originali dei giustificativi di spesa. L’istante chiede conferma della correttezza del proprio operato circa le modalità di creazione delle note spese e la procedura di conservazione delle stesse e dei relativi giustificativi che , in particolare, è articolata nelle seguenti fasi:

• il dipendente, identificato in modo univoco nel sistema aziendale, accede al portale dedicato alle trasferte e provvede a creare la nota spese informatica, allegando alla stessa i documenti giustificativi acquisiti come documento informatico, tramite scansione o fotografia scattata con dispositivo portatile in dotazione dello stesso;

• la nota spese viene sottoposta al responsabile individuato dall’azienda per l’approvazione e l’autorizzazione, che esegue i controlli formali e di merito della documentazione inserita nel sistema informativo, e può rifiutare l’intera nota o anche soltanto le spese non inerenti o che eccedono i limiti previsti dalla policy aziendale;

• la nota spese così creata all’interno del sistema informativo , approvata e per la quale è stato effettuato il pagamento in busta paga al dipendente, viene conservata elettronicamente unitamente ai relativi documenti giustificativi.

La società intende conoscere, in particolare, se:

• la procedura adottata sia idonea a garantire gli obblighi documentali richiesti dalle disposizioni relative alla certificazione del reddito di lavoro dipendente e alla documentazione dei costi relativi alla determinazione del reddito d’impresa;

• le note spese, inserite nel sistema informativo dal dipendente, possano essere considerate un documento digitale e come tale essere conservate;

• il caricamento a sistema dei giustificativi di spesa sia idoneo a garantirne l’archiviazione e se, una volta completato il processo di conservazione, sia possibile procedere alla distruzione dei documenti cartacei.

A parere dell’Agenzia, se il processo ipotizzato dalla società istante garantisce le caratteristiche della immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, così come affermato dall’istante ma non verificabile in sede di interpello, nulla osta a che i documenti analogici possano essere legittimamente sostituiti da documenti informatici. Queste sono le condizioni di base affinché un documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro giustificativi – possa essere dematerializzato e successivamente distrutto (si vedano l’articolo 2 D.M. 17.06.2014, l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13.11.2014 e 03.12.2013).

Come già ribadito nella precedente risposta n. 388 del 20 settembre, e nella risoluzione 96/E/2017, l’Amministrazione conferma che:

• i giustificativi allegati alle note spese, trovando generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali, costituiscono documenti analogici originali “non unici” ai sensi dell’articolo 1, lettera v), D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale, C.A.D.);

• qualora i giustificativi siano emessi da soggetti economici esteri di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza in materia fiscale, viene meno per l’Amministrazione finanziaria la possibilità di ricostruire il contenuto degli stessi attraverso altre scritture o documenti in possesso dei terzi e, dunque, dovranno essere considerati originali “unici”. Peraltro, gli stessi giustificativi di spesa – parte integrante delle note cui si riferiscono – sono indispensabili non solamente ai fini del controllo della certezza della spesa, ma anche dei requisiti di inerenza, competenza e congruità, ai quali è subordinata la deducibilità dei costi in capo al datore di lavoro istante. A tal riguardo la Suprema Corte di Cassazione, con l’ordinanza n. 11241 del 09.05.2017 ha statuito che, per quanto concerne le imposte sui redditi, la semplice produzione di documenti di spesa (quali sono le note spese liquidate da una società ai propri dipendenti ) non prova, di per sé, la sussistenza del requisito della inerenza all’attività di impresa, ma solamente la sua esistenza. Non è difatti sufficiente il fatto che l’imprenditore abbia riconosciuto e contabilizzato la spesa, ma risulta invece necessario valutare anche la documentazione di supporto dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, la ragione della stessa (confronta Sez. 5, Sentenza n. 6650 del 24/03/2006).

( Articolo di Davide Albonico pubblicato su “Euroconference News” )